Vous avez décidé de passer le cap en devenant indépendant. Ce choix vous propulse dans une organisation très différente où vous êtes totalement autonome et seul décisionnaire. Prospecter, trouver des clients, des missions, développer des relations clientèle, facturer, assurer la gestion de votre activité… sont autant de tâches que vous devrez gérer. Explication pour mieux vous organiser au quotidien en tant qu’autoentrepreneur.
Autoentrepreneur : planifier pour mieux s’organiser
Si le temps est maître de beaucoup de choses, il l’est encore plus pour un autoentrepreneur qui souhaite devenir freelance informatique ou consultant indépendant par exemple. S’organiser, c’est donc avant tout, organiser son temps pour gagner en efficacité et éviter de s’éparpiller.
Commencer par un état des lieux
A ce titre, vous devrez agir avec méthode en commençant par faire, avant-même le début de votre activité, un état des lieux sur les outils de travail dont vous disposez, votre manière de travail et sur les éléments dont vous aurez besoin. Ceci vous permettra d’avoir une vision claire des points positifs et des points d’amélioration. La mise en place d’une stratégie est aussi essentielle pour passer d’un statut de salarié à un statut d’indépendant. Cette stratégie doit servir à prendre dès le départ de bonnes pratiques pour mieux vous organiser.
Planifier à court, moyen et long terme
Pour s’organiser de manière optimale, il est aussi important de planifier l’ensemble des tâches. Ceci vous permettra, en outre, de mieux visualiser la charge de travail qui vous attend et, de fait, mieux l’organiser. Car il est évident que l’entreprenariat requiert du temps : du temps pour prospecter, pour travailler sur des missions, pour gérer les relations clientèle, pour traiter les charges administratives… Ainsi, vous devrez effectuer cette planification à différentes échelles : pour la journée, pour le mois et, finalement, pour l’année. Donnez-vous des objectifs réalisables qui vous permettront d’avancer et priorisez-les si nécessaire.
Trouver un rythme et des horaires réguliers
Certes, en tant qu’indépendant, vous devrez faire preuve de souplesse vis-à-vis de vos clients, mais il est essentiel de reposer votre activité sur une organisation régulière et constante. A ce titre, il est fortement recommandé de :
- scinder votre vie professionnelle et votre vie personnelle ;
- trouver un rythme qui vous corresponde et des horaires réguliers ;
- rester concentré sur votre travail ;
- prendre des pauses pour vous détendre.
Ainsi, lorsque vous êtes en pause, vous l’êtes totalement et, lorsque vous travaillez, vous l’êtes pleinement. Cette séparation entre les deux pans de votre vie est fondamentale.
Organiser son espace et ses données
Organiser son activité d’indépendant, c’est aussi organiser son environnement de travail.
Pour ce faire, veillez à disposer d’un espace dédié. Installez un bureau chez vous si vous le pouvez ou consultez les offres d’espaces de coworking. Quelle que soit votre situation, il est essentiel de bien séparer votre activité de votre vie personnelle pour gagner en efficacité.
Autre élément essentiel pour une meilleure organisation : les données. Qu’il s’agisse de documents administratifs, de supports commerciaux ou de tous vos travaux, essayer de dématérialiser autant que possible ces éléments pour en disposer à tout instant sans perdre de temps. Sécurisez l’ensemble de ces données en effectuant des sauvegardes régulières.
N’hésitez pas si vous le pouvez à vous faire aider pour certaines tâches trop ardues et/ou chronophages telles que la comptabilité. Vous pouvez demander un devis à un expert comptable. Lui confier cette mission vous fera gagner un temps précieux.
Quelques astuces supplémentaires
Enfin, il existe différentes méthodes pour vous aider à mieux gérer votre temps et mieux vous organiser.
La méthode Kaizen repose sur l’amélioration permanente de son environnement, lequel influe sur l’organisation de votre activité. Ainsi, pour gérer vos projets, cette méthode vous permet de de scinder les missions en tâches simples et structurées pour libérer du temps, vous ressourcer et développer des idées.
De son côté, la méthode Kanban vous permet de disposer d’une vision globale d’un projet, à travers un tableau synthétique, pour ensuite l’organiser sur un temps donné et mieux estimé. La loi de Parkinson considère que plus vous disposez de temps pour une tâche, plus celle-ci prend du temps. Il est donc essentiel de définir des contraintes de temps.
Vous pouvez également choisir la méthode Pomodoro, qui repose sur un minuteur permettant de rythmer une session de travail ou la matrice Eisenhower pour prioriser les missions.
Il existe bien des manières et d’études sur l’organisation du temps d’un auto-entrepreneur. Aucune recette miracle, mais plus des solutions variées. Il vous appartiendra de choisir celle qui vous convient le mieux, tout en vous fondant sur une organisation qui fait sens. N’oubliez pas, dans tous les cas, qu’optimiser son temps est un gage d’épanouissement professionnel et personnel.
